6 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA GESTIÓN DEL TIEMPO.

Detectar y resumir información, delegar tareas, automatizar procesos y priorizar correctamente, son las tendencias que marcarán el futuro de la administración y el marketing, para alcanzar una productividad sostenible.

La productividad personal se ha convertido en un tema apasionante y controvertido.

Mientras algunos buscan optimizar su eficiencia con múltiples herramientas y aplicaciones, otros prefieren sistemas más tradicionales.

En el futuro, la productividad personal será cada vez más una cuestión de gestionar nuestras herramientas y sistemas de manera efectiva.

"No se trata de hacer más cosas, sino de hacer las cosas correctas en el momento adecuado".

Estas son las 6 premisas que te ayudarán a mejorar la gestión de tu tiempo:

1. Capturar la información de manera efectiva.

Uno de los mayores retos de la productividad es la captura y gestión de la información.

La constante avalancha de datos, mensajes y tareas puede desbordar fácilmente a las personas.

En este sentido, la recomendación es no sobrecargar la mente, sino externalizar las ideas.

La frase de David Allen, «Mi mente no es para almacenar ideas, sino para tenerlas», resume perfectamente este enfoque.

Herramientas como grabadoras de voz, notas de texto o aplicaciones especializadas permiten liberar la mente, haciendo que sea posible descansar sin la preocupación constante de olvidar algo importante.

La clave está en encontrar un sistema que permita almacenar y organizar esta información de forma confiable y sin fricción, de modo que podamos enfocarnos en lo que realmente importa.

2. Evitar el «basurero digital» y limpiar la mente.

El almacenamiento de información en aplicaciones y sistemas digitales puede fácilmente convertirse en un «basurero», sobre todo cuando no se tiene un proceso claro para revisar y extraer los datos capturados.

Es esencial que, además de guardar la información, exista una metodología para limpiarla y trasladarla a tareas ejecutables.

Un sistema de revisión periódico, como el que recomienda Julia Cameron con sus «Morning Pages» (Páginas de la mañana), también ayuda a vaciar la mente al inicio del día, priorizando lo esencial y dejando atrás las distracciones.

El verdadero desafío es no solo capturar, sino también gestionar y sacar esa información de los sistemas para llevarla a la acción.

3. Personalización del sistema de productividad.

El uso de herramientas digitales es fundamental, pero la clave para una productividad efectiva radica en la personalización del sistema.

No existe una «mejor» aplicación para todos, ya que cada persona tiene necesidades distintas.

Las herramientas deben adaptarse a nuestros hábitos y flujos de trabajo, no al revés.

Sin embargo, la migración constante de una herramienta a otra, esperando encontrar la solución perfecta, es contraproducente.

Hay que tener claro cuál es el sistema que necesitamos y entender cómo integrar las aplicaciones en nuestra vida diaria sin caer en la trampa de buscar una solución ideal que nunca llega.

4. El poder de las listas de verificación (checklists).

Las listas de verificación son una de las mejores formas de evitar perder tiempo en tareas repetitivas.

Muchas de las acciones que realizamos a diario son recurrentes, y estandarizarlas mediante checklists no solo ahorra tiempo, sino que garantiza que no se olvide nada.

En este sentido, se recomienda crear plantillas o listas vivas que se adapten a lo que se aprende con el tiempo.

La clave está en tener un sistema que permita estandarizar tareas, lo que facilita la ejecución de proyectos, desde la creación de contenido hasta la entrega de informes.

Las checklists permiten comenzar en medio de las tareas, sin tener que partir de cero cada vez.

5. Externalizar y automatizar tareas.

El tiempo es un recurso limitado, y uno de los mayores impulsos para aumentar la productividad es delegar y automatizar.

Hoy en día, existen plataformas como Fiverr o Workana que permiten externalizar tareas de manera sencilla y económica.

Ya sea que se trate de diseño gráfico, redacción de contenido o gestión administrativa, externalizar permite centrarse en lo que realmente importa.

Además, la automatización de procesos a través de herramientas como Pipedrive o cualquier sistema de gestión permite ahorrar tiempo en tareas repetitivas, como la organización de contactos o el envío de correos electrónicos.

Esto es especialmente útil para emprendedores y pequeños negocios que no cuentan con personal suficiente para delegar todas las funciones.

6. La importancia de priorizar.

Finalmente, la tendencia más importante para 2025 será la priorización. No basta con tener un sistema de productividad eficaz si no sabemos cómo elegir lo que realmente importa.

Con una sobrecarga de tareas y proyectos, la clave está en saber qué hacer ahora mismo y qué debe hacerse más tarde.

Utilizar un sistema que nos ayude a visualizar las cinco tareas más importantes del día, en lugar de una lista interminable de pendientes, es esencial para mantener el enfoque y maximizar la eficiencia.

Esto no solo reduce la ansiedad, sino que también aumenta la satisfacción al ver que estamos avanzando en lo que realmente importa.

Implementar un sistema de captura adecuado, delegar tareas, automatizar procesos y priorizar correctamente son los pilares fundamentales para alcanzar una productividad sostenible.

En última instancia, lo que marcará la diferencia no es la aplicación que elijamos, sino la metodología que utilicemos para enfocarnos en lo que realmente importa y ser más eficientes en nuestra vida diaria.

Fuente: Marketing4Ecommerce